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看看优秀CEO如何规划时间

浏览：2719 时间：2015-06-16 来源：本站整理

作为一个创始人、初创公司顾问和风险投资人，，，，，，，，BillTrenchard曾帮几十个创业公司落地，，，，，，，，通过高增长赢得竞争。。。。。。他目前是FirstRoundCapital合伙人。。。。。。在这篇文章中，，，，，，，，他向创业者和投资人总结了自己是如何管理时间的。。。。。。

首当其冲，，，，，，，，学会学"不"

这一点非常重要。。。。。。因为随着公司壮大，，，，，，，，你要处理的事也越来越多。。。。。。你身边会冒出无数人，，，，，，，，通过LinkedIn、电子邮件之类约你见面，，，，，，，，请你帮忙，，，，，，，，甚至会冒出一位你20年都没见过的儿时伙伴，，，，，，，，请你将你Facebook上那些有影响力的朋友介绍给他。。。。。。这时，，，，，，，，你要说"不"。。。。。。

学"不"当然很难，，，，，，，，因为你有颗感恩的心，，，，，，，，你想回报，，，，，，，，你觉得很多人帮过你，，，，，，，，你也应该这样。。。。。。但是你得有条底线，，，，，，，，同时还要学会一些容易说"不"的技巧。。。。。。

试试下面这个"拒绝模板"，，，，，，，，它适用大多数情况。。。。。。我第一次从一位企业家兼投资人那里听到这个东西，，，，，，，，它帮我节约了无数时间，，，，，，，，并减轻我的焦虑。。。。。。举个例子：

"HiBill，，，，，，，，很开心收到你消息，，，，，，，，愿你一切都好。。。。。。目前我公司刚刚起步，，，，，，，，发展还不错，，，，，，，，但面对远期目标，，，，，，，，我仍有很大压力。。。。。。我会参与一些圈内社交，，，，，，，，但近期我可能不太方便。。。。。。祝好！--Josh"

用这个方式，，，，，，，，对那些你不想浪费时间精力的事做统一回复。。。。。。你要用诚恳态度告诉对方目前你实际状况，，，，，，，，不要把事情搞得模棱两可。。。。。。

而有自己"拒绝模板"后，，，，，，，，你可以对任何推销人士说"不"。。。。。。在不需要融资时，，，，，，，，对那些投资邀约说"不"；；；；；；；；投资人介绍各种各样的人给你，，，，，，，，你也不必跟每个人都见面；；；；；；；；董事会成员任意提出请求，，，，，，，，你也不必每个都点头答应。。。。。。包括LinkedIn上信息、长久失联的朋友要求见面等等诸如此类，，，，，，，，立刻为每个此类事情写个拒绝模板。。。。。。

第二步：做"电邮达人"

我特别向那些还没用过SaneBox的人介绍这个软件。。。。。。我很爱用，，，，，，，，因为它简单，，，，，，，，帮我节省很多时间。。。。。。它就有点像谷歌优先项邮箱，，，，，，，，设立一个群发邮件文件夹，，，，，，，，把所有群发邮件从收件箱分出，，，，，，，，所有你不想亲自查阅的邮件，，，，，，，，你永远都看不见。。。。。。

我认识的许多CEO，，，，，，，，在清空收件箱方面都是高手。。。。。。想想邮局如何分信：会把信拿起来左看右看，，，，，，，，然后来来回回斟酌每一封吗？？？？？？？？这种做法真让人崩溃，，，，，，，，但恰恰是大多数人处理邮件的方式。。。。。。我观察到"电邮忍者"们通常用三种方法处理：

全天候。。。。。。一直开着收件箱，，，，，，，，邮件收到就立刻处理。。。。。。但即使你极具责任心，，，，，，，，对需要深思熟虑的邮件，，，，，，，，这种方式可能也有点草率。。。。。。第二种，，，，，，，，批处理。。。。。。一天集中处理2到4次。。。。。。第三种，，，，，，，，找助理。。。。。。找个全天候或虚拟助理帮你分类邮件，，，，，，，，标记那些需要你亲自回复、重要的邮件。。。。。。

如果你没助理，，，，，，，，我建议第二种方法，，，，，，，，它让你处理邮件时集中精力，，，，，，，，省出时间专注其它工作，，，，，，，，同时处理多任务结果就是常常每件事都做不好。。。。。。提升效率的其它办法还有:装些如Asana类任务管理插件，，，，，，，，可以迅速将你Email移入移出任务管理器。。。。。。

其它经验：如果一封邮件你可以2分钟内处理，，，，，，，，那就立刻处理掉它，，，，，，，，如果时间需要超过2分钟，，，，，，，，就把它移到任务管理器。。。。。。这样做，，，，，，，，你可以学会分辨每个邮件轻重缓急，，，，，，，，看邮件也不会占用大把时间。。。。。。最后，，，，，，，，可能也是最有效办法：用TextExpander或其他"快速输入神器"，，，，，，，，将常用内容设置成简短字符，，，，，，，，轻敲几下就写完一封邮件。。。。。。

第三步：保持精力

过去，，，，，，，，我们平均每天走路12英里，，，，，，，，现在我们天天坐着。。。。。。但久坐不动危害堪比吸烟。。。。。。�？？？？？？？萍脊ぷ髡呙刻炱骄�9.3小时，，，，，，，，比睡觉都长，，，，，，，，但是生命在于运动，，，，，，，，下面有三个放松小技巧：

7分钟锻炼法。。。。。。《纽约时报》曾报过这个方法，，，，，，，，在7分钟里做12个动作，，，，，，，，这种方法科学且有用；；；；；；；；第二，，，，，，，，步行会议。。。。。。几乎所有人都会有一对一会议，，，，，，，，可以用散步替代坐在办公司或咖啡馆；；；；；；；；第三，，，，，，，，使用站立式办公桌。。。。。。现在许多公司都批准这类请求，，，，，，，，它已被证实可以有效降低心脏病和癌症，，，，，，，，并可以提高士气保持头脑清醒。。。。。。如果你公司允许移动办公，，，，，，，，试试它。。。。。。

保持健康不光指身体健康，，，，，，，，更包括心理健康。。。。。。我们都知道睡眠规律，，，，，，，，知道深度睡眠和REM周期的重要性，，，，，，，，但常常忽略个人每天睡眠规律，，，，，，，，要利用好每个人的"上升周期"，，，，，，，，你应该像个运动员一样建立一套自己的计划表，，，，，，，，把全天最有效率的一两个小时，，，，，，，，花在你认为最重要的三件事上。。。。。。

典型CEO通常把上午时间花在最需创新的事上。。。。。。调查表明：实际上大多数人也是上午最具创新意识；；；；；；；；而处理邮件、站立会议则被排后，，，，，，，，然后每天最后时间，，，，，，，，还是安排处理邮件。。。。。。

注意，，，，，，，，每两件事中都该有休息时间，，，，，，，，以便你做每件事时可以专注。。。。。。另外非常重要：当你休息时，，，，，，，，你就真的是在休息，，，，，，，，比如找个人聊天，，，，，，，，听听音乐放松，，，，，，，，做点跟工作无关的事。。。。。。

第四步：制作"执行手册"

每件你做过超过三次以上的事，，，，，，，，把它详细过程记录下来，，，，，，，，然后制作成一本你可以移交给其他人的执行手册，，，，，，，，这样其他人就可以按你想法执行。。。。。。尽量制作详细、不要让他人拿着它一而再、再而三问你下一步该怎么做，，，，，，，，或是下一步负责人该找谁。。。。。。

这其实也是Uber迅速扩张的原因。。。。。。Uber在美国70个城市迅速发展并占领市场，，，，，，，，他如何做到的？？？？？？？？使用执行手册！在每个城市扩张时，，，，，，，，他们都有每个城市单独的执行手册，，，，，，，，每个不同城市做小范围差别调整。。。。。。每扩张一个城市，，，，，，，，他们都实践、检验并记录到执行手册。。。。。。现在，，，，，，，，他们只需按这份完整的手册执行，，，，，，，，就像一把"万能钥匙"。。。。。。

热衷创新的人都爱记录，，，，，，，，但对初创公司，，，，，，，，仅仅记录不够，，，，，，，，我所见过发展最成功的创业公司，，，，，，，，都是早早就系统化自己日常行为和核心产品，，，，，，，，让他们在发展中成为一种习惯。。。。。。

第五步：从外部会议获益

你花了多少时间去见那些对你企业很重要的人，，，，，，，，却没办法增进你们之间关系？？？？？？？？这些人，，，，，，，，可能是生意发展伙伴或是一位客户。。。。。。为打破这种僵局，，，，，，，，您需要了解他们的专业挑战。。。。。。如果你不知道，，，，，，，，就去问。。。。。。假设你在一个B2B环境，，，，，，，，你客户的客户要求是什么？？？？？？？？你又能帮他做点什么？？？？？？？？我们中有多少人可以列出：我们客户要面对的专业挑战的前三位？？？？？？？？

所以要真正从各类见面中有所得，，，，，，，，你就必须在私人和专业间搭一座桥。。。。。。它没必要深奥，，，，，，，，简单得甚至可以是问问他们接下来的假期准备去哪里旅行。。。。。。当他们回答这些问题时，，，，，，，，你要记录一下，，，，，，，，也就是说：你要创造机会在会议之外深入了解这个人。。。。。。如果谈到单车骑行，，，，，，，，你可以给他发一些很棒的单车骑行路线，，，，，，，，这会带来变革性不同。。。。。。

第六步：合理规划内部会议

初创公司每天都有无数会议，，，，，，，，会开的多，，，，，，，，收获却很少。。。。。。我认为最该砍掉的会议就是汇报状况的会，，，，，，，，你不需团队时刻汇报进展，，，，，，，，把这些情况写进GoogleDoc，，，，，，，，每周发给大家阅读即可。。。。。。

同时做出决议前，，，，，，，，永远不要离开会议。。。。。。也包括决策会议时，，，，，，，，迅速作出可逆决定，，，，，，，，初创公司大多数决策是可逆的，，，，，，，，但我们花太多时间思考这些。。。。。。请将正确的数据和正确的人聚集起来，，，，，，，，自然就可以得出正确决议。。。。。。

所有决策会议都该如此，，，，，，，，除非这是一个不可逆决议。。。。。。多花点时间在这些不可逆决议上，，，，，，，，多跟你指导者和董事们沟通。。。。。。作为初创公司，，，，，，，，你最大优势就是规模不庞大，，，，，，，，转变起来很快。。。。。。

第七步：找个助理

科技伟大之处是让我们更有效率，，，，，，，，但它也有限，，，，，，，，你应该找个助理帮你，，，，，，，，无论是办公室还是远程都可以。。。。。。TaskRabbit类远程助理虽然可以帮你分类任务，，，，，，，，但不知道你在想什么也无法替你做决定。。。。。。

所以如果有可能，，，，，，，，雇一个全职助理，，，，，，，，效果会超乎你想象。。。。。。助理除了能根据你行为，，，，，，，，判断你想法代你做决定外，，，，，，，，还能帮你分担其他事情。。。。。。

如果你没法雇用全职助理，，，，，，，，试试虚拟助理，，，，，，，，市面上有很多便宜的虚拟助理服务，，，，，，，，比如Prialto，，，，，，，，它们可以替你处理很多事，，，，，，，，比如订购、寄送礼物、还有听写功能、安排会议等。。。。。。

特别是听写功能。。。。。。这个功能非常有效，，，，，，，，绝不该被低估。。。。。。我建议你下载一个叫Voxie的App。。。。。。你只需对它说，，，，，，，，"请写封Email给Chris"，，，，，，，，然后接着说内容："你好Chris，，，，，，，，很高兴早晨与你见面，，，，，，，，谢谢你抽空过来。。。。。。"这位虚拟助理可以轻松做出语音记录，，，，，，，，当你打开收件箱，，，，，，，，你会看到这些语音已被整理成文字草稿，，，，，，，，你只需轻轻一点发送出去。。。。。。

会议后的跟进工作影响很大，，，，，，，，但请问你多久才会去做？？？？？？？？现在，，，，，，，，你可以用语音记录，，，，，，，，会后立即起草。。。。。。

第八：给你团队成员一臂之力

我最近跟一位效率极高的CEO聊天，，，，，，，，他信奉"行走式管理"。。。。。。这模式和它名字一样，，，，，，，，他每天就在办公室来回走，，，，，，，，跟团队内成员一对一或小团体交谈，，，，，，，，他问：是什么阻止了你工作进展？？？？？？？？你困难是什么？？？？？？？？这些是我能帮你突破的瓶颈或障碍吗？？？？？？？？怎样的资源或方法可以快速推进你工作？？？？？？？？

我建议你问问你团队成员这些问题，，，，，，，，然后帮他解决。。。。。。如果你想让他们高效，，，，，，，，你就得自己高效，，，，，，，，在他们需要时提供及时帮助。。。。。。�？？？？？？？焖俜从κ瞧渲幸桓龉丶�，，，，，，，，你还可以用AwayFind批处理和处理有紧急请求的邮件，，，，，，，，当有人发你一封高优先级邮件，，，，，，，，你可以马上得知。。。。。。

很多时候，，，，，，，，你会发现员工很容易就"卡"住。。。。。。他们会为部署新功能或给重要人物发邮件紧张，，，，，，，，会为修复一个小小Bug挥汗如雨，，，，，，，，却忽略掉整个大项目已经由此停滞！当这类事阻碍他们工作进展，，，，，，，，你该问的最好问题是：这个错误会带来多少损失？？？？？？？？如果200万人里只有两个人认为这个新功能不完美，，，，，，，，你根本就没必要浪费时间在修复Bug上。。。。。。如果你是一个管理者，，，，，，，，这些地方才是你最该花的时间。。。。。。

实际上，，，，，，，，80/20法则适用任何事，，，，，，，，80%时间该被花在重要事情上，，，，，，，，其余20%花在琐事上。。。。。。停止寻找完美，，，，，，，，许多初创公司雇员，，，，，，，，特别是技术人员喜欢万事追求完美，，，，，，，，但这并不是你作为CEO该追求的，，，，，，，，速度才是。。。。。。如果你掌握了如上技巧，，，，，，，，可以将你70%时间最大化利用，，，，，，，，你会在开会及看邮件方面省力不少。。。。。。更重要的是，，，，，，，，你可以将省下时间放在领导团队，，，，，，，，鼓舞人心、谈判生意及改变世界上。。。。。。

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